Konsep Dasar Manajemen BK

KONSEP DASAR MANAJEMEN SERTA APLIKASINYA DALAM LAYANAN BIMBINGAN DAN KONSELING

Oleh:

Asep Rohiman Lesmana

imanlesmana382@gmail.com

Manjemen diartikan sebagai proses mengadakan, mengatur, dan memanfaatkan berbagai sumber daya yang dianggap penting guna mencapai suatu tujuan. Secara spesifik manajemen merupakan keseluruhan proses akitivitas yang dilakukan oleh sekelompok manusia dalam suatu sistem organisasi dengan menggunakan segala sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Uman Suherman (2013).

Dalam upaya mencapai tujuan dalam menajemen, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mengenal tujuan terlebih dahulu. Kejelasan pengenalan terhadap tujuan akan memberikan (1) kepastian arah; (2) memfokuskan usaha; (3) menjadi pedoman terencana  dan keputusan; dan (4) mempermudah pelaksanaan evaluasi terhadap kemajuan yang telah dicapai, termasuk mengidentifikasi faktor penghambat dan penunjangnya. Fungsi manajemen adalah memberikan alur aktivitas penetapa posisi dan peran serta tanggung jawab sertiap personel dalam menjalankan aktivitas organisasinya secara efektif dan efisien.

Menurut Babbage, Taylor, Fayol, Henry Gant, dan Gillberth (Uman Suherman, 2013) fungsi manajemen mencakup kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi, dan pengawasan. Sarana yang dikelola melalui pelaksanaan  fungsi manajemen dalam organisasi usaha adalah apa yang Tery (1977:3) dinamakan dengan 5M yaitu man, material, money, methodes, machines, dan markets. Tugas manajemen adalah mengelola sarana-sarana tersebut secara efisien dan efektif guna mencapai tujuan.

Fungsi-fungsi manajemen selayaknya dikembangkan dalam program bimbingan dan konseling di sekolah, agar mencapai tujuan yang diinginkan secara efektif dengan sumber daya secara efisien. Layanan bimbingan dan konsleing perlu dilakukan sebagai aktivitas layanan yang bermutu, yaitu yang mampu mengintegrasikan, mendistribusikan, mengelola, dan mendayagunakan program, personel, fasilitas, pembiayaaan, dan sumber daya lainnya secara optimal agar dapat mengembangkan seluruh potensi individu sesuai dengan harapan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara,  serta Tuhannya sebagai akhir penghambaanya.

Aktivitas seorang manajer (konselor) dalam melaksanakan layanan bimbingan dan konseling perlu memperhatikan dan mendayagunakan sumber-sumber seperti: (1) manusia; (2) material; (3) alat dan fasilitas; (4) waktu; (5) keuangan; dan (6) pemasaran.

Edward C Roeber (Nurikhsan, 2003) mengungkapkan tiga buah pertanyaan yang perlu dijawab dalam merencanakan suatu program bimbingan  yaitu: (1) what are the guidance neeeds of the pupils?; (2) what are need being meet under present conditions?; dan (3) how can the school better meet their needs?. Jadi, suatu program bimbingan yang baik hendaknya memenuhi kebutuhan individu.

Pelaksanan layanan bimbingan dan konseling di sekolah perlu mengembangkan strategi dukungan sistem secara terpadu seperti: manajemen program dan kesepakatan manajemen program. Manajemen layanan bimbingan dan konseling sebagai dukungan sistem dalam memperlancar pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling. Suatu program bimbingan dan konseling tidak mungkin akan tercipta, terselenggara, dan tercapai bila tidak memiliki suatu sistem pengelolaan (manajemen) yang bermutu, dalam arti dilakukan secara jelas, sistematis, dan terarah. Mengenai arti menajemen sendiri, Stoner (Juntika Nurikhsan, 2007:39) mengemukakan pendapatnya sebagai berikut: “management is the process of planning, organizing, leading, and controlling the efforts of organizing member and of using all other orgnizational resource of to achieve stated organizational goals”.  

Syamsu Yusuf (Mamat Supriatna, 2011:77) menjelaskan kesepakatan manajemen atas program bimbingan dan konsleing sekolah diperlukan untuk menjamin impelementasi program dan strategi peluncurandalam memenuhi kebutuhan peserta didik dapat dilakukan secara efektif. Kesepakatan ini menyangkut pula proses meyakinkan dan mengembangkan komitmen semua pihak dilingkungan sekolah bahwa program bimbingan dan konseling sebagai bagian terpadu dari keseluruhan program sekolah.

Syamsu Yusuf (Mamat Supriatna, 2011:81) manajemen program bimbingan dan konseling sekolah perlu mengembangkan aspek pengendalian. Dalam pengendalian program, koordinator sebagai pimpinan lembaga atau unit layanan bimbingan dan konseling hendaknya memiliki sifat-sifat kepemimpinan yang baik yang dapat memungkinkan terciptanya suatu komunikasi yang baik dengan seluruh staf yang ada. Personil-personil yang terlibat didalam program, hendaknya benar-benar memiliki tanggung jawab, baik tanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikan kepadanya maupun tanggung jawab terhadap yang lain, serta memiliki moral yang stabil.

Pengendalian program bimbingan ialah: (a) untuk menciptakan suat koordinasidan komunikasi dengan seluruh staf bimbingan yang ada; (b) untuk mendorong staf bimbingan dalam melaksanakan tugas-tugasnya; dan (c) memungkinkan kelancaran dan efektivitas pelaksanan program yang telah direncanakan.

Program bimbingan dan konseling yang efektif dan efisien adalah program bimbingan dan konseling yang terencana secara kontinu dan sesuai dengan tujuan serta visi misi bimbingan dan konseling sehingga diharapkan dapat meningkatan kualitas dan dan mutu dari layanan bimbingan dan konseling. Nurikhsan (2003:87) menjelaskan untuk tercapainya program perencanaan bimbingan yang efketif dan efisien, maka ada beberapa hal yang perlu dilakukan diantaranya:

a)      analisis kebutuhan dan permasalahan peserta didik;

b)      penentuan tujuan program layanan bimbingan dan konseling yang ingin dicapai;

c)      analisis situasi dan kondisi di sekolah;

d)     penentuan jenis-jenis kegiatan yang akan dilakukan;

e)      penetapan metode dan teknik yang akan dilakukan dalam kegiatan bimbingan dan konseling;

f)       penetapan personel-personel yang akan melaksanakan kegiatan yang telah dilaksanakan;

g)      persiapan fasilitas dan biaya pelaksanaan kegiatan bimbingan yang direncanakan; dan

h)      perkiraan tentang hambatan-hambatan yang akan ditemui dan usaha-usaha apa yang dilakukan dalam menangani hambatan-hambatan.

Perencanan dilakukan sebagai langkah awal dalam meningkatkan kualitas layanan manajemen bimbingan dan konseling agar mempunyai mutu yang lebih baik sehingga akan menyokong tujuan dari layanan bimbingan dan konseling dengan melibatkan seluruh aspek dan komponen yang mendukung pelaknsaan program bimbingan dan konseling di sekolah. Oleh karena itu, untuk menciptakan suatu mutu dan kualitas yang baik diperlukan berbagai masukan (input) dalam mengelola layanan bimbingan dan konseling. Informasi yang masuk akan semakin meningkatkan sistem manajemen yang progresif akan tetapi berkesinambungan karena informasi yang masuk menambah input bagi konselor dalam mengelola layanan bimbingan dan konseling.

Gysber & Henderson (2006) menjelaskan kegiatan bimbingan dan konseling yang proaktif itu yang didalamnya tejadi proses pengembangan termasuk bimbingan belajar, perencanaan individu, konseling, dan sesi konsultasi harus direncanakan khusunya dalam pelaksanan program bimbingn dan konseling komprehensif. Rencana perbaikan program ini tentunya akan mengubah kegiatan yang akan dilakukan oleh konselor. Item yang termasuk dalam perencanaan program diantaranya:

a)      Komponen program;

b)      Judul (yang berkaitan dengan program kegiatan lainnya);

c)      Tingkatan kelas;

d)     Ukuran kelompok;

e)      Waktu;

f)       Domain, tujuan, kompetensi, dan hasil;

g)      Sasaran;

h)      Konsep kunci;

i)        Garis besar prosedur;

j)        Metode yang dianjurkan;

k)      Sumber daya yang dibutuhkan; dan 

l)        Strategi evaluasi.

Selanjutnya pengorganisasian program bimbingan dan konseling di sekolah merupakan upaya melibatkan orang-orang ke dalam organisasi bimbingan di sekolah, serta upaya melakukan pembagian kerja diantara anggota-anggota organisasi bimbingan dan konseling di sekolah (Nurikhsan, 2003:63). Pengembangan kerja sama profesional itu merupakan indikator sekaligus menjadi manifestasi berhasil tidaknya suatu pengorganisasi dan tujuan dari rencana-rencana sekolah termasuk didalamnya program bimbingan dan konseling.  

Pengorganisasian bimbingan dan konseling secara tepat dapat membantu seluruh personil sekolah mulai dari peserta didik, orang tua sampai kepala sekolah dalam mengoptimalkan peran masing-masing  dan setiap personel pun akan mengetahui seberapa besar fungsi dan peranan tersebut dapat dikontribusikan bagi sekolah. Pengorganisasian bimbingan dan konseling selayaknya dilakukan dengan pendekatan tim (sistem), mengembangkan mekanisme kerja bimbingan dan konseling yang terpadu (pola kerja atau prosedur kerja bimbingan dan konseling dalam proses pemberian layanan kepada peserta didik), dan perlunya pengembangan job description yang dirinci dengan jelas dan spesifik bagi setiap personil sekolah dalam upaya mendukung program bimbingan dan konseling di sekolah.  

Program pelayanan bimbingan dan konseling tidak mungkin akan tercapai, terselenggara, tercipta bila tidak memiliki suatu sistem manajemen yang bermutu, dalam arti dilakukan secara jelas, mempunyai tujuan, sistematis, dan terarah. Oleh karena itu, bimbingan dan konseling harus ditempatkan sebagai bagian terpadu dalam jalur pendidikan baik formal maupun informal, dengan dukungan yang wajar dalam aspek ketersediaan sumber daya manusia (konselor), sarana dan prasarana, serta pembiayaan. (Nurikhsan, 2003).

Fungsi manajemen yang penting dijalankan dalam pelayanan bimbingan dan konseling meliputi sebagai berikut :

A.    Perencanaan

Penyusunan program bimbingan dan konseling dalam jalur pendidikan formal dan non formal dapat dimulai dari kegiatan asesmen, atau kegiatan mengidentifikasi aspek – aspek yang dijadikan bahan masukan bagi penyususn program tersebut. Kegiatan asesmen ini meliputi:

1)      Asesmen lingkungan; dan

2)      Asesmen kebutuhan atau masalah peserta didik.

B.     Pelaksanaan

Pelaksaaan bimbingan dan konseling dalam jalur pendidikan formal dan non formal disesuaikan dengan masalah yang dihadapi dan kebutuhan konseli itu sendiri. Ada beberapa strategi pelaksanaan program untuk masing-masing komponen pelayanan yaitu:

1)      Pelayanan dasar

2)      Pelayanan responsif

3)      Perencanaan individual

4)      Dukungan sistem

C.     Evaluasi

Fungsi evaluasi dalam program bimbingan dan konseling di sekolah ialah sebagai berikut:

1.      Memberikan umpan balik kepada konselor untuk memperbaiki atau mengembangkan program bimbingan dan konseling.

2.      Memberikan informasi kepada pimpinan dan orang tua peserta didik tentang perkembangan sikap dan perilaku, atau tingkat pencapaian tugas perkembangan peserta didik agar secara bersinergi atau berkolaborasi meningkatkan kualitas implementasi program bimbingan dan konseling di jalur pendidikan formal dan non formal.

Ada dua macam aspek kegiatan penilaian program kegiatan bimbingan, yaitu penilaian proses dan penilaian hasil. Penilaian proses dimaksudkan untuk mengetahui sampai sejauh mana keefektifan pelayanan bimbingan dilihat dari prosesnya, sedangkan penilaian hasil dimaksudkan untuk memperoleh informasi keefektifan pelayanan bimbingan dilihat dari hasilnya.

  

D.    Analisis dan Tindak Lanjut

Hasil evaluasi menjadi timabal balik program yang memerlukan perbaikan, kebutuhan peserta didik yang belum terlayani, kempuan personil dalam pelaksaan program, serta dampak program terhadap perubahan perilaku peserta didik dan pencapaian prestasi peserta didik, peningkatan mutu proses pembelajaran dan peningkatan mutu pendidikan.

Hasil analisis harus ditindak lanjuti dengan menyusun program selanjutnya sebagai kesinambungan program, mengembangkan jejaring pelayanan agar pelayanan bimbingan dan konseling lebih optimal, melakukan referral bagi peserta didik yang memerlukan bantuan khusus dari ahli lain, serta mengembangkan komitmen baru kebijakan orientasi dan implementasi pelayanan bimbingan dan konseling selanjutnya.   

Kegiatan manajemen merupakan berbagai upaya untuk memantapkan, memelihara, dan meningkatkan mutu program bimbingan dan konseling melalui kegiatan-kegiatan: (1) pengembangan profesionalitas; (2) pemberian konsultasi dan berkolaborasi; dan (3) manajemen program. (ABKIN, 2007).

ASCA National Model (1997) menjelaskan sistem manajemen dalam pelaksanaan program bimbingan dan konseling komprehensif meliputi kesepakatan konselor sekolah/administrator dan dewan penasehat. Personel utama pelaksana pelayanan bimbingan dan konseling adalah konselor dan staf administrasi bimbingan dan konseling. Sementara personel pendukung pelaksanaan pelayanan bimbingan dan konseling adalah segenap unsur yang terkait dalam pendidikan (kepala sekolah, wakil kepala sekolah, guru mata pelajaran, wali kelas, staf administrasi) di dalam organigram pelayanan bimbingan dan konseling, dengan koordinator bimbingan dan konseling, dan guru pembimbing/konselor serta staf administrsai bimbingan dan konseling sebagai pelaksana utamanya.

Dalam membuat rancangan program terlebih dahulu diperlukan kesepakatan antara konselor dan staf administrasi mengenai kerangka kerja program dan isi dari program bimbingan dan konseling yang akan disusun. Rancangan program yang dikembangkan merupakan hasil dari analisis kebutuhan siswa, oleh sebab itu melihat pentingnya penggunaan program Bimbingan dan konseling ini. Maka sudah selayaknya rancangan program ini untuk ditindak lanjuti oleh kepala sekolah untuk menjadi sebuah program. Program yang telah disetujui akan dipergunakan sebagai acuan kerja. Hal ini disebabkan karena program yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan potensi yang sudah selayaknya dikembangkan dan diberikan bantuan oleh konselor.

Dewan penasehat adalah kelompok orang yang ditunjuk untuk melakukan review terhadap audit program, tujuan dan hasil laporan program bimbingan dan konseling sekolah serta membuat rekomendasi  pada lembaga bimbingan dan konseling, kepala sekolah dan/atau kepala yayasan. Keanggotaan dewan penasehat terdiri atas kelompok-kelompok individu yang terkait dengan program bimbingan dan konseling sekolah yakni siswa, orangtua siswa, guru bidang studi, konselor, administrator (staf sekolah) dan masyarakat/instansi lain yang terkait. Keberadaan dewan penasehat terkait dengan pengorganisasian pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah, karena masing-masing individu yang berada dalam keanggotaan dewan penasehat memegang peranan penting dalam pelaksanaan program bimbingan dan konseling di sekolah.

Referensi :

ABKIN. (2007). Rambu-Rambu Pelaksanaan Bimbingan dan Konseling dalam Jalur Pendidikan Formal. Jakarta. Depdiknas.

America School Counselor Association (ASCA). (1997). National Standards for School Counseling Programs.

ASCA. (1997). Connecticut Comprehensive Scholl Counseling Program (Online). Tersedia di http://www.state.et.us.

Cobia & Henderson (2003). Handbook of School Counseling. New Jersey : Pearson Education, Inc.

Gysbers & Henderson. (2006). Developing & Managing Your School Guidance and Counseling Program. (4^th ed). Alexandria USA: ACA.

Nurikhsan, Juntika. (2003). Dasar-Dasar Bimbingan dan Konseling. Bandung : Mutiara.

Nurikhsan, Juntika dan Akur Sudiono. (2005). Manajemen Bimbingan dan Konseling di SMP. Jakarta : Grasindo.

Nurikhsan, Juntika. (2005). Bimbingan dan Konseling dalam Berbagai Latar Kehidupan. Bandung : Refika Aditama.

Suherman. Uman. (2013).  Manajemen Bimbingan dan Konseling. Bandung: Rizqy Press.

Supriatna, Mamat. (2011). Bimbingan dan Konseling Berbasis Kompetensi : Orientasi Dasar Pengembangan Profesi Konselor. Edisi Revisi. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada.

Yusuf, Syamsu dan Juntika Nurihsan. (2005). Landasan Bimbingan dan Konseling. Bandung: Rosda.